Como você organiza suas prioridades?

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Eu já usei diversas soluções, aplicativos, gerenciadores de listas dos mais diversos e todos são ótimos, ajudam muito na sistematização e controle de tarefas, mas na maioria das vezes você simplesmente esquece de olhar e tenta lembra das atividades de cabeça. Quantas tarefas você poderia delegar e esqueceu ou perdeu o timing? Quanto tempo você perdeu em uma tarefa que apesar de importante não era urgente? Quantas tarefas você poderia ter executado com folga, mas não se planejou para isto?

Dwight D. Eisenhower, ex presidente americano, tinha uma característica peculiar de ser extremamente organizado e eficiente, uma grande sacada foi construir uma matriz pra organizar suas prioridades. Ele observou que existem duas importantes variáveis que definem a prioridade das tarefas: Importância e Urgência.

Como pode ver na figura ele criou dois eixos, um com o “nível” de importância e outro com o “nível” de urgência, a partir deste ponto quatro quadrantes ficaram bem definidos:

Não importante e não urgente

São tarefas que em geral não fazem parte do seu escopo, ou não significam nada para a sua atividade. As tarefas que posiciona neste quadrante podem inclusive ser descartadas, ou postergadas até um ponto onde você possa executa-las. No meu caso eu também coloco neste quadrante ideias e tarefas que penso em desenvolver, apenas para não esquece-las, quando avaliadas são reposicionadas.

Urgente, mas não importante

São tarefas que não podem deixar de ser realizadas, mas que não estão encadeadas com outras, ou simplesmente representam uma tarefa importante, mas sem urgência. Estas são as tarefas que você vai delegar, delegue sem medo.

Importante, mas não urgente

São tarefas importantes que em algum momento poderão atrapalhar a execução de outras tarefas, ou que estão com o prazo folgado. Ou simplesmente são tarefas secundárias que podem alavancar negócios, projetos e etc… Estas tarefa devem ser executadas por você, decida quando faze-las antes que se tornem urgentes.

Importante e urgente

São tarefas que estão próximas do prazo ou que irão trazer um retorno relevante ou ainda que ao serem executadas poderão liberar outras novas tarefas. São as tarefas críticas, você precisa executa-las imediatamente.

A matriz na prática

É interessante observar que em muitas tarefas, a importância e urgência são relativas e/ou dinâmicas, o que é urgente hoje pode não ser amanhã, por exemplo algo que precise ser feito antes de completar um ciclo de atividades e que voltara a ser urgente no próximo ciclo. O ideal é montar sua matriz de Eisenhower com Post It, e revisa-los diariamente. O quadro abaixo fica em frente ao meu computador e o reviso diariamente, é bem eficiente e produtivo. Use cores diferentes para categorizar suas tarefas, assim ao olhar você perceberá rapidamente que categoria ou categorias estão sendo mais importantes e urgentes no momento.

 

 

Se quiser usar sua própria matriz, baixe este modelo, imprima e seja produtivo. O modelo que tem no site é em tamanho A4, mas como foi feito de forma vetorial, pode ser ajustada e impressa em qualquer tamanho. Para usar com Post It recomendo que imprima no formato A2 ou até A1. Caso deseje imprimir em A3 ou A4 ao invés de Post It, você pode utilizar pequenos papeis adesivos usados para marcar livros, como os da foto abaixo.

Espero que estas dicas tenham sido úteis. Lembre que a Matriz Eisenhower pode ser usada tanto para gerenciar as prioridades de tarefas pessoais, como tarefas de projetos maiores, por exemplo pode-se usa-la para manter um posicionamento dinâmico de atividades de um projeto e facilitar enormemente seu planejamento diário ou as reuniões semanais de projetos.

Bom proveito!

 

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